Controlar rigorosamente os gastos apresentados em cada reembolso de despesas de viagem é uma tarefa que consome muito tempo dos gestores ou da equipe financeira.

Em viagens nacionais de curta duração, os custos para conferir e aprovar os reembolsos de forma manual, muitas vezes, são superiores aos valores solicitados e comprovados para a devolução.

Mas, será que existe uma forma que otimize a administração e garanta maior agilidade na aprovação desses gastos?

No post de hoje,listamos 5 dicas capazes de combinar a otimização do controle sobre reembolsos de despesas de viagem com a rapidez do processo de deslocamento dos colaboradores.Confira!

1. Crie uma política de reembolso de despesas de viagem

A função de uma política de reembolso é documentar todas as questões relativas a solicitação deviagens corporativas, direitos e deveres dos viajantes, critérios para o reembolso, valores máximos de ressarcimento e documentos necessários para a comprovação.

Uma política bem formulada consegue abranger grande parte das demandas ediminui retrabalhos, seja da equipe que recebe as demandas ou dos próprios solicitantes.

Para isso, essa políticadeve considerar alguns aspectos básicos:

Conceito de viagem

O que é considerado uma viagem?Essa definição estabelece quando as políticas são aplicadas a uma solicitação de reembolso.

Por exemplo, uma viajem de carro para uma cidade próxima da sede da empresa, já permitiria que os gastos com combustível e estacionamento fossem reembolsáveis? Em quais situações essas despesas podem ser ressarcidas?

Reembolso conforme o cargo

Há distinção de reembolsos conforme o cargo do colaborador?Diretores podem solicitar valores superiores dado seu envolvimento com decisores de outras empresas, por exemplo.

Função de cada parte envolvida

Quem pode solicitar o reembolso, quem valida as informações da viagem e quem analisa os comprovantes?Defina claramente a função de cada parte envolvida no processo.

Antecipações de valores

Os reembolsos serão feitos apenas como restituição das despesas ou haverá antecipações de valores antes da viagem? Em quais situações as antecipações se aplicam?

Comprovantes

Quais comprovantes serão aceitos pela empresa?Fatura do cartão de crédito, notas ou cupons fiscais,recibos ou outros? Aqui também é importante deixar claroquais informações devem constar obrigatoriamente nesses comprovantes,como o CNPJ da empresa.

Itens excluídos

Quais itens estão excluídos da política de reembolso? Bebidas alcoólicas ou itens de lazer entram nessa lista?

Após criada, essa política deve orientar todas as aprovações de gastos com viagens de sua empresa e cada recusa de despesas deve ser acompanhada com uma explicação baseada em algum item não observado do documento.

2. Desenhe um fluxograma do processo padrão

A segunda dica é elaborar um esquema visual que defina cada etapa do processo de viagem corporativa.

A função do fluxograma é mostrar o padrão de atividades que cada envolvido no processo precisa executar para que o deslocamento aconteça sem sobressaltos e o reembolso de despesa da viagem seja obtido rapidamente.

Essa representação gráfica deve conter todo o passo a passo e os responsáveis pelas atividades que vão desde a solicitação até a restituição dos gastos com a viagem.

Por exemplo:

• ela pode indicar que o solicitante precisa enviar um e-mail para determinado departamento contendo algumas informações essenciais e obrigatórias;
• ao receber o e-mail, o setor realiza uma pré reserva de hotéis e passagens áreas e encaminha as informações para o solicitante e seu superior imediato em até x horas;
• ambos devem responder em x horas para a efetivação da compra de passagens;
• após a viagem o solicitante cria relatório de despesa contendo as informações e os comprovantes sobre os gastos e assim por diante.

3. Automatize as etapas

Agora que você já tem um mapa com as etapas padrão, é possível automatizar os processos usando atecnologia a seu favor.

Alguns sistemas de comprovação permitem até que sua política seja usada para validar os dados informados pelos usuários, evitando que informações equivocadas sejam enviadas. Isso evita retrabalhos, diminui as falhas no processo e aumenta o poder de análise dos gestores que podem ver os dados sobre despesas com viagens em um mesmo local.

Por exemplo, em vez de exigir o preenchimento de uma planilha e a entrega de comprovantes físicos para o departamento financeiro que depois precisarão ser conferidos, é possível usar um aplicativo para que o próprio colaborador tire fotos dos comprovantes.

Ao fazer isso, será possível criar automaticamente um relatório de despesas de viagem que poderá ser aprovado com poucos cliques pelo gestor do funcionário e pelo setor financeiro.

4. Terceirize os processos burocráticos

Ainda que seja automatizado e bem documentado, o reembolso de despesas de viagens exige um processo burocrático de conferência de comprovantes evalidação sobreos gastos.

Essa verificação servirá para checar se todos os processosobedeceram a política da empresa e para a elaboração de relatórios que consolidem as informações para melhorar a gestão sobre esses custos.

Nesse cenário, nossa quarta dica é terceirizar completa ou parcialmente essa gestão por meio de umparceiro especializado. Essa empresa terá como principais funções:

• sugerir uma política de viagens;
• apoiar a divulgação e implementação dos processos junto aos colaboradores;
• negociar com fornecedores;
• auxiliar na decisão e implantação demeios de pagamentossimplificados;
• mapear as despesas;
• diagnosticar pontos de maior atenção no processo e nos gastos relatados;
• entre outras.

Alguns estudos apontam que despesas com viagens ocupam a 3ª posição em gastos controláveis. Contudo muitas empresas deixam de otimizar a gestão sobre esse item por causa da sobrecarga sobre as rotinas que seus colaboradores já precisam realizar.Ao terceirizar, você manterá sua equipe enxuta e reforçará a administração sobre esse tipo de despesa.

5. Use os dados para revisar sua política de reembolso

Reavaliar periodicamente a política de reembolso é uma maneira de garantir que ela continueeficiente para cobrir a maior parte das demandas de sua empresa. Também é um modo de corrigir os valores por meio dos dados e comprovantes coletados por sua empresa, evitando distorções no estabelecimento dos valores máximos que cada item pode ter.

Os dados e comprovantes podem gerar informações que facilitam a melhoria contínua na gestão, apoiam a decisão sobre a política de reembolso e propiciam redução de custos com as despesas de viagens.

Facilitar o reembolso de despesas de viagem é uma forma de garantir que seus colaboradores trabalharão para a expansão dos negócios da empresa, sem se preocuparem demasiadamente sobre os custos relacionados aos deslocamentos.

Adotar boas políticas, com processos automatizados e sem burocracia é a melhor forma de simplificar essa administração e reduzir custos sobre esse item.

Você acredita que essas cincodicas sobre reembolso de despesas de viagem podem ajudar os colaboradores de sua empresa?

Compartilhe este postnas suas redes sociais, marque os responsáveis por essa tarefa em sua organização e ajude seus colegas a também pensaremem formas de otimizar essa gestão e garantir agilidade a todo o processo! É uma boa ideia, não?