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Como a solução de pagamento correta pode ajudar a reduzir custos com viagens corporativas

05/10/2020 Por Montanari

Pode parecer óbvio, mas a escolha da solução correta de pagamento para hotéis e de bilhetes aéreos poderá reduzir os custos em relação ao tradicional modelo de faturamento adotado pelas empresas.

Optar pelo uso de cartões virtuais para o pagamento de hospedagem e bilhetes aéreos tem crescido em empresas de grande e médio e pequeno porte. Isso acontece não apenas pelos prazos, mas também pela busca de facilidade e controle dos pagamentos das despesas de viagens corporativas.

Mas, como escolher a solução de pagamentos que mais benefícios pode gerar para sua empresa? Listamos cinco dicas para ajudar nesta escolha. Acompanhe.

1. Fale com seu banco.

Os grandes bancos possuem equipes especializadas para oferecer cartões corporativos e cartões virtuais que poderão atender o seu modelo de gestão de pagamentos.

2. Veja a melhor data para o pagamento da fatura do cartão escolhido.

Escolha um cartão cujo o dia de pagamento da fatura do cartão melhore seu fluxo de pagamentos. Alguns cartões oferecem mais de 40 dias para o pagamento, assim como mais de seis datas de vencimento para sua escolha. Vale a pena colocar na ponta do lápis todos os custos com o faturamento e o ganho de prazo e controle que sua empresa terá com o cartão.

3. Compare os custos.

Você sabe o quanto paga com tarifas e anuidades de cartões atualmente? Saiba que na contratação do cartão como meio de pagamento, o custo tende a ser menor. Isso porque existem bancos que não cobram mensalidades para esta modalidade de cartão. Fale com seu gerente e aproveite essas oportunidades.

4. Busque junto ao financeiro da sua empresas o apoio para a adoção do cartão como meio de pagamento.

Ao concentrar as compras de hospedagem e bilhetes aéreos, nos cartões virtuais e corporativos sua empresa passa a ter total controle do que está sendo gasto com viagens corporativas. Isso gera uma economia de energia e tempo no trabalho de conferência das faturas, além de garantir alguns benefícios como o seguro oferecido pelo banco emissor.

5. Contrate uma empresa que faça a conciliação dos pagamentos com os cartões virtuais.

Muita informação? Não se preocupe, existem empresas que cruzam os dados de pagamento de funcionários, hotéis e transporte com as informações que vem do banco emissor do cartão. Avalie como o serviço é prestado e certamente estas empresas tem o modelo de tratamento destes dados para o gestor de viagens.

Estas empresas especializadas nesta prestação de serviço buscam as notas fiscais nos hotéis, e detalham os dados em relatórios que oferecem total visão do que foi pago, assim como preparam e enviam as notas para a empresa para uso do departamento fiscal. Tudo isso com um custo menor que um recurso para conferir as faturas todo mês. A Montanari Tecnologia , por exemplo, pode oferecer os dados conciliados e tratamento dos documentos (Notas Fiscais) de acordo com a dinâmica do seu setor financeiro.

6. Dica extra: não esqueça de sua agência de viagens!

Por fim, mas não menos importante: contate sua agência de viagens corporativa e verifique a adoção do cartão como meio de pagamento. Muitas agências já operam com cartões virtuais para pagamento de hotéis e companhias aéreas com sistemas e funcionalidades que poderão oferecer a gestão online ou o acompanhamento dos pagamentos com viagens corporativas.

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